Η επιλογή εκτυπωτή θα μπορούσε να είναι μια πολύ απλή υπόθεση, από την μακροχρόνια εμπειρία μας όμως μπορούμε να πούμε με βεβαιότητα πως είναι τόσο σημαντική για έναν επαγγελματία όσο και η αγορά ενός ηλεκτρονικού υπολογιστή.
Το διαπιστώνετε πως τα πράγματα είναι περίπλοκα μόλις μπείτε στην διαδικασία έρευνας αγοράς και οι παράγοντες που πρέπει να λάβετε υπόψη σας, πριν καταλήξετε στον κατάλληλο, είναι αρκετοί και δεν περιορίζονται μόνο στο κόστος του.
1. Έγχρωμη ή Μονόχρωμη Εκτύπωση ;
Ένα από τα πρώτα πράγματα που πρέπει να αποφασίσετε είναι αν θέλετε έγχρωμη ή ασπρόμαυρη εκτύπωση. Σαφώς ένα έγχρωμος εκτυπωτής μπορεί να εκτυπώσει και ασπρόμαυρα αλλά ένας ασπρόμαυρος δε θα μπορέσει να κάνει έγχρωμη εκτύπωση.
Εδώ θα πρέπει να σκεφτείτε τις ανάγκες τις επιχείρησης σας και τι είδους εκτυπώσεις θα κάνει ο χρήστης ή οι χρήστες που τον χρησιμοποιούν.
Αν τα παραστατικά σας ή οι παρουσιάσεις έχουν χρώμα, έστω και το logo της επιχείρηση σας, ίσως θα ήταν χρήσιμο να είναι έγχρωμος. Αν πάλι δεν είναι απόλυτη ανάγκη τότε ένας ασπρόμαυρος θα ανταποκριθεί επάξια στις ανάγκες σας.
Προσοχή! Πρέπει να γνωρίζετε πως ένας έγχρωμος εκτυπωτής, ακόμη και αν κάνετε μόνο ασπρόμαυρες εκτυπώσεις και χρησιμοποιείται σπάνια την έγχρωμη εκτύπωση, για την αποτύπωση του ασπρόμαυρου κειμένου ή της εικόνας θα χρησιμοποιήσει και από τα άλλα χρώματα ( θα κάνει μίξη χρωμάτων για την δημιουργία του μαύρου ) συνεπώς είναι να αναγκαίο να έχει όλα τα χρώματα μελανιών σας μέσα στον εκτυπωτή όπως και να μην απορήσετε αν κάποια στιγμή τελειώσει κάποιο χρώμα πως έγινε αυτό ενώ δεν έχετε εκτυπώσει πολύ λίγο έγχρωμα.
3. Τεχνολογία Εκτυπωτή (Laser ή Inkjet)
Η κατάλληλη επιλογή της τεχνολογίας του εκτυπωτή είναι πολύ σημαντικό στην επιλογή και έχει να κάνει με τις ανάγκες των εγγράφων που χρειάζεται να εκτυπωθούν, πόσοι χρήστες θα τον χρησιμοποιούν, την ταχύτητα της εκτύπωσης, το είδος του εγγράφου, το χαρτί που θέλετε να χρησιμοποιήσετε, το μέγεθος του χαρτιού και πάρα πολύ σημαντικό κριτήριο το πόσες σελίδες θέλετε να εκτυπώνετε την ημέρα.
Δυστυχώς δεν υπάρχει ένας εκτυπωτής που να μπορεί να κάνει όλα μαζί τα παραπάνω αλλά η Business Print μπορεί να σας βοηθήσει να βρείτε τον κατάλληλο εκτυπωτή ή ακόμη και να χρειαστεί να διαμοιράσετε το κόστος και την επένδυση σας σε δύο διαφορετικές τεχνολογίες ώστε να καλύψετε όλες τις ανάγκες σας.
Δείτε εδώ σχετικά με τις τεχνολογίες των εκτυπωτών.
2. Πολυμηχάνημα ή Απλός Εκτυπωτής.
Τα πολυμηχάνημα είναι οι συσκευές που συνδυάζουν εκτυπωτή, scanner, φωτοαντιγραφικό και πολύ συχνά και Fax. Στα χαρακτηριστικά του εκτυπωτή αναφέρεται πολλές φορές ως MFP (Multi Function Printer).
Είναι λοιπόν χρήσιμο να γνωρίζουμε αν η θέση ή οι θέσεις εργασίας που θα χρησιμοποιούν το συγκεκριμένο εκτυπωτή έχουν την ανάγκη για κάποια από τις παραπάνω λειτουργίες.
Άλλες διαφορές μεταξύ των δύο είναι ο όγκος, ένα πολυμηχάνημα είναι πιο ογκώδες από έναν απλό εκτυπωτή καθώς επίσης και το κόστος που και σε αυτή την περίπτωση το πολυμηχάνημα μπορεί να έχει σημαντική διαφορά σε σχέση με έναν απλό εκτυπωτή.
4. Ανάλυση Εκτύπωσης - DPI
Η ανάλυση του εκτυπωτή DPI (Dots per inch) είναι ένα από τα πιο σημαντικά χαρακτηριστικά του. Ο αριθμός αυτός προσδιορίζει πόσες κουκίδες μελανιού εκτυπώνονται ανά τετραγωνική ίντσα.
Όσο μεγαλύτερος είναι ο αριθμός των DPI τόσο πιο βέλτιστη μπορεί να είναι η ανάλυση της εκτύπωσης.
Σημαντικό είναι να αναφέρουμε πως το μέγεθος των κουκίδων και των κενών μεταξύ τους διαφέρουν από εκτυπωτή σε εκτυπωτή. Έτσι δυο εκτυπωτές μπορεί να αναφέρουν την ίδια ανάλυση αλλά κατά την εκτύπωση της ίδιας εικόνας να βλέπετε διαφορές.
Έτσι συμπεραίνουμε πως κατά την επιλογή του εκτυπωτή θα πρέπει να γνωρίζετε τι είδους αρχεία θα εκτυπώνουν οι χρήστες ώστε να επιλέξετε έναν εκτυπωτή αντίστοιχο των προσδοκιών σας. Σίγουρα κανείς επαγγελματίας δεν θέλει μια παρουσίαση με όμορφες εικόνες και χρήσιμες για τον πελάτη του να μη μπορούν να εκτυπωθούν σωστά γιατί ο εκτυπωτής που έχουν επιλέξει δεν έχει μεγαλύτερες δυνατότητες.
5. Ταχύτητα εκτύπωσης – PPM.
Ένα ακόμη χαρακτηριστικό των εκτυπωτών είναι η ταχύτητα της εκτύπωσης που ορίζεται ως PPM (pages per minute) δηλαδή σελίδες ανά λεπτό.
Πολύ σημαντικό είναι να γνωρίζεται πως η ταχύτητα εκτύπωσης εξαρτάται και από την ποιότητα του αρχείου. Ένα απλό κείμενο θα εκτυπωθεί πολύ πιο γρήγορα από μια εικόνα η οποία χρειάζεται περισσότερο χρόνο. Πάντα μιλάμε σε διαφορά δευτερολέπτων και ο χρήστης πολύ σπάνια θα καταλάβει την διαφορά αυτή.
6. Κόστος αναλωσίμων – ανταλλακτικών.
Πάρα πολύ σημαντικό σημείο που θα πρέπει να το εξετάσετε πολύ προσεκτικά πριν προχωρήσετε στην αγορά του εκτυπωτή είναι το κόστος των αναλωσίμων του.
Είναι ένα κόστος που δημιουργείται σε τακτά χρονικά διαστήματα πάντα συμβουλεύουμε τους πελάτες μας να το λαμβάνουν υπόψη τους πολύ περισσότερο ακόμη και από το κόστος της αγοράς του εκτυπωτή.
Ένας εκτυπωτής κατά την αγορά του μπορεί να κοστίζει πολύ λιγότερο από κάποιον άλλο αλλά τα αναλώσιμα του και τα ανταλλακτικά του να είναι ακριβά και πολύ συχνά ακριβότερα από τον ίδιο τον εκτυπωτή.
Κάνοντας έλεγχο για τα αναλώσιμα και τα ανταλλακτικά που χρειάζεται ο εκτυπωτής και πριν καταλήξουμε στην αγορά του, θα πρέπει να δούμε τα εξής:
α. Πόσες σελίδες εκτυπώνει το κάθε αναλώσιμο του (Αναφέρεται ως Κ δίπλα από τον αριθμό των σελίδων και συμβολίζει τις χιλιάδες πχ 10Κ σημαίνει μπορεί να εκτυπώσει έως 10.000 σελίδες. Δείτε εδώ τι πρέπει να γνωρίζεται για την μέτρηση των σελίδων.
β. Αν έχει ξεχωριστά το Drum – Imaging Unit. Κάποιες κατασκευάστριες εταιρείες το drum ή imagin unit είναι τοποθετημένο πάνω στον αναλώσιμο (toner) ενώ σε κάποιες είναι ξεχωριστό αναλώσιμο. Ως ξεχωριστό αναλώσιμο πρέπει κι αυτό να αλλάζετε όπως τα toner αλλά πάντα οι σελίδες που μπορεί να εκτυπώσει είναι πολύ περισσότερες σε Κ. (Για παράδειγμα μπορεί κάθε τρία toner να χρειάζεται να αλλάζετε drum) όμως κι αυτό το κόστος είναι σημαντικό και πρέπει να λαμβάνεται υπόψη.
7. Τύπος σύνδεσης.
Πρέπει να γνωρίζουτε εξαρχής με ποιον τρόπο θα συνδέσετε τον νέο σας εκτυπωτή με τον υπολογιστή και τους χρήστες.
Οι επιλογές είναι :
- Μέσω δικτύου.
- USB ( το καλώδιο usb δεν περιλαμβάνεται στην συσκευασία και πρέπει να αγοράζεται ξεχωριστά)
- Wi- Fi.
- Μέσω smartphone, δηλαδή να μπορούμε να εκτυπώσουμε απευθείας από το κινητό τηλέφωνο χωρίς την χρήση ηλεκτρονικού υπολογιστή.
8. Εκτύπωση διπλής όψης.
Η εκτύπωση διπλής όψης σημαίνει ότι μπορούμε να εκτυπώσουμε και στις δύο σελίδες του φύλλου χαρτιού αυτόματα, χωρίς να χρειάζεται να γυρίζουμε την σελίδα από την άλλη πλευρά χειροκίνητα αφού τελειώσει η εκτύπωση στην πρώτη πλευρά.